jump to navigation

Pengarsipan Berdasarkan Sistem Wilayah July 22, 2009

Posted by alshirezy in Uncategorized.
Tags: , , , , , , ,
1 comment so far

SISTEM GEOGRAFIS = Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat atau wilayah, yang sering disebut juga dengan sistem nama tempat.

Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah;
1. Filing cabinet, dengan jumlah laci sebanyak wilayah/daerah, kemungkinan terdapat kesalahan dalam penyimpanan/pengambilan surat.
2. Guide;
3. Map folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian wilayah yang ada
4. Kartu indeks, untuk mencatat data/keterangan yang terdapat dalam surat, di samping sebagai sarana mempermudah penemuan kembali surat-surat.
5. Rak sortir, untuk menyortir surat-surat yang akan di simpan.

Organisasi yang cocok menggunakan sistem wilayah antara lain:
1. Organisasi/ perusahaan yang memiliki banyak cabang.
2. Organisasi/perusahaan yang memiliki kegiatan korespondensi dengan beberapa perusahaan di banyak wilayah.

Kelebihan sistem geografis/wilayah:
• Bila letak wilayah sudah diketahui maka akan sangat mudah mencari keterangan.
• Tindakan penyimpanannya biasanya langsung.
• Mempermudah dalam pencarian surat yang datang dari berbagai wilayah. (more…)

Advertisements