jump to navigation

Toeri Kearsipan July 22, 2009

Posted by alshirezy in Materi Kuliah.
Tags: , , , , , , ,
trackback

Teori Singkat Kearsipan

A.  Pengertian Arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.
– Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah;
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
– Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
– Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
– Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.

B. Jenis-jenis Arsip
Menurut Fungsinya
1. Arsip Dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
a) Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.
b) Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.

2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Menurut tempat penyimpanannya
1. Arsip Sentral: Arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit: Arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus
Menurut Bendanya
1. Arsip Primer : Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
2. Arsip Sekunder : Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip Abadi : Arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
2. Arsip tidak : Arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

C. Nilai Guna Arsip
Menurut Ensiklopedia Adiministrasi
• Guna Informasi : Memberikan suatu keterangan tentang hal atau peristiwa.
• Guna Yuridis : Menjadi bahan pembuktian dalam suatu proses pengadilan.
• Guna Historis : Menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lalu.
• Guna Ilmiah : Penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.
– Menurut The Liang Gie
• Administrasi : Untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi pimpinan
• Hukum : Sebagai bahan pembuktian dalam suatu proses penghasilan
• Keuangan : Menyangkut keuangan
• Haluan organisasi : Landasan untuk kebijaksanaan
• Organisasi : Sebagai dasar lanjutan suatu pekerjaan
• Sejarah : Menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau
• Penelitian : Bahan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan
• Penerangan : Memberikan penerangan kepada khalayak ramai

Menurut Asrip Nasional Republik Indonesia
a. Nilai Guna Secara Primer
• Nilai guna administrasi : Kegunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/ instansi pencipta arsip
• Nilai guna hukum : Jika ber-isikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum
• Keuangan : Jika menyangkut masalah keuangan
• Ilmu dan teknologi : Sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau terapan
b. Nilai Guna Secara Sekunder
• Pembuktian : Keterangan pembangunan diatur
• Informasional : Informasi mengenai penelitian dan kesejahteraan

Jadi guna kearsipan :
1. Hukum :Pembuktian hukum
2. Administrasi :Syarat penyelenggaraan kegiatan organisasi
3. Fisikal :Informasi pembuktian dibidang perpajakan dan keuangan
4. Perorangan :Data perorangan
5. Pemeriksaan :Pemeriksaan menyangkut keuangan, perpajakan, hukum dan perjanjian bisnis
6. Penelitian ilmiah : Bahan penelitan ilmiah
7. Kebijaksanaan/Haluan Organisasi : Bahan pengambilan kebijaksanaan suatu organisasi
8. Organisasi : Dasar tindak lanjut pelaksanaan suatu organisasi
9. Sejarah : Menjelaskan peritiwa-peristiwa masa lalu

D.Tujuan Kearsipan

– Menurut UU No.7 tahun 1971 Bab 1 Pasal 3, bahwa tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehiduapan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
– Menurut Drs. Anshar tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedimikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaku –waktu diperlukan.
– Menurut Drs. E. Martono tujuan Arsip:
1) Menyediakan warkat jika diperlukan
2) Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
3) Mengumpulkan warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lain
4) Menghemat tempat penyimpanan
5) Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran
6) Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan
– Menurut Drs. Soewito tujuan arsip :
1) Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2) Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
3) Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4) Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5) Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6) Untuk menjaga kelestarian arsip

Jadi Tujuan kearsipan adalah
– Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban
– Menyimpan warkat secara sistematis
– Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
– Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip
Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas

Comments»

No comments yet — be the first.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: