jump to navigation

Pengarsipan Berdasarkan Sistem Wilayah July 22, 2009

Posted by alshirezy in Uncategorized.
Tags: , , , , , , ,
trackback

SISTEM GEOGRAFIS = Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat atau wilayah, yang sering disebut juga dengan sistem nama tempat.

Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah;
1. Filing cabinet, dengan jumlah laci sebanyak wilayah/daerah, kemungkinan terdapat kesalahan dalam penyimpanan/pengambilan surat.
2. Guide;
3. Map folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian wilayah yang ada
4. Kartu indeks, untuk mencatat data/keterangan yang terdapat dalam surat, di samping sebagai sarana mempermudah penemuan kembali surat-surat.
5. Rak sortir, untuk menyortir surat-surat yang akan di simpan.

Organisasi yang cocok menggunakan sistem wilayah antara lain:
1. Organisasi/ perusahaan yang memiliki banyak cabang.
2. Organisasi/perusahaan yang memiliki kegiatan korespondensi dengan beberapa perusahaan di banyak wilayah.

Kelebihan sistem geografis/wilayah:
• Bila letak wilayah sudah diketahui maka akan sangat mudah mencari keterangan.
• Tindakan penyimpanannya biasanya langsung.
• Mempermudah dalam pencarian surat yang datang dari berbagai wilayah.

Kelemahan sistem geografis/wilayah:
• Bila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan wilayah/daerah, kemungkinan terdapat kesalahan dalam penyimpanan/pengambilan surat.
• Harus mengetahui letak geografis/wilayah wilayah walaupun dalam surat tidak tercantum secara lengkap.
• Rumit bila digunakan untuk perusahaan yang tidak banyak berhubungan dengan banyak wilayah.

BUKU AGENDA

AGENDA SURAT MASUK
No.
Agenda Tanggal
Terima Tanggal &
No. Surat Asal Surat Isi Lampiran Diteruskan
Kepada Ket.
Nama Kota Propinsi

BUKU AGENDA KELUAR
No.
Agenda Tanggal &
No. Surat Tujuan Surat Isi Lampiran Asal Surat Ket.
Nama Kota Propinsi

Comments»

1. furnawatitania - July 27, 2009

kiranin bnyk materinya….


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: