jump to navigation

Pengetahuan Dasar Korespondensi June 25, 2009

Posted by alshirezy in Materi Kuliah.
trackback

Surat

Yang dimaksud dengan korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau organisasi. Sedangkan koresponden adalah pihak-pihak yang terlibat atau para pelaku korespondensi.

Komunikasi dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan dengan media lain. Hal ini disebabkan karena surat memiliki keunggulan dari media tulis lain. Keunggulan tersebut adalah surat digunakan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah karena surat yang asli memiliki identitas yang jelas yaitu adanya tanda tangan atau stempel asli.

Penggunaan e-mail atau surat elektronik oleh banyak perusahaan yang dalam kegiatan korespondensinya lebih karena alasan kecepatan dan efisiensi saja. Karena e-mail belum memiliki bukti otentik yang ditandai dengan adanya tanda tangan asli dari penanggung jawab surat dan atau stempel asli dari lembaga sebagai identitas resmi lembaga, maka apabila kita bermaksud menyampaikan informasi yang memiliki konsekuensi hukum sebaiknya kita menggunakan surat biasa. Namun jika informasi yang akan kita sampaikan tidak memiliki konsekuensi hukum, penggunaan e-mail akan lebih tepat.

A. Pengertian Surat

Surat merupakan salah satu media komunikasi tulis yang sangat diperlukan. Ada banyak pengertian dari surat. Namun, yang perlu kita ingat adalah selain sebagai media komunikasi tertulis, surat juga memiliki hal – hal khusus yang tidak dimiliki media komunikasi tulis lain. Hal – hal khusus tersebut adalah penggunaan kertas, model/bentuk, kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

Dari hal tersebut di atas, pengertian surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain,yang memiliki persyaratan khusus seperti penggunaan kertas, model/bentuk, kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.

B. Fungsi Surat

1.  Penyampai pesan baik informatif maupun persuasif

2.  Alat bukti tertulis (dokumen tertulis

3.  Alat untuk mengingat

4.  Sebagai pedoman/dasar untuk bertindak

5.  Duta/wakil organisasi

6.  Dokumen historis dari suatu kegiatan

7.  Keterangan keamanan

C. Ciri – ciri Surat

1. Surat merupakan pesan tertulis,

2. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi (correct and    complete),

3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar,

4. Surat menggunakan bentuk yang standar,

5. Surat memiliki satu pesan inti,

6. Gaya bahasa surat bisa formal (baku, lugas, jelas, sopan&hormat) maupun informal,

7. Menggunakan media kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat akan ditulis,

8. Tidak menggunakan singkatan kecuali yang lazim digunakan dalam surat menyurat,

9. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarat.

D. Jenis – jenis Surat

Jenis – jenis surat digolongkan berdasarkan criteria tertentu.

1.         Menurut Isinya

a. Surat dinas pemerintah

Dibuat oleh badan pemerintah, isinya berkaitan dengan pesan kedinasan, contoh: SK (Surat Keputusan), nota dinas, dan surat perintah.

b. Surat bisnis/niaga

Dibuat oleh perusahaan, isinya berkaitan dengan kegiatan transaksi bisnis (profit oriented), contoh: surat pesanan, surat gugatan.

c. Surat sosial

Surat yang ‘lahir’ dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung dengan urusan bisnis maupun kedinasan, lebih berfungsi membangun citra baik yang baik antar perusahaan maupun pimpinan dengan bawahan. Contoh: surat undangan pernikahan, surat ucapan terima kasih, surat ucapan belasungkawa.

d. Surat legal

Surat-surat yang memiliki kekuatan hukum, bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contoh: surat perjanjian, surat wasiat, surat kuasa

e. Surat pribadi

Ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan-pesan pribadi penulisnya,bukan untuk kepentingan organisasi maupun urusan bisnis.

2.         Tujuan Penulisannya

Surat informatif yang bertujuan menyampaikan informasi yang diketahui oleh penulis kepada penerima surat, lebih banyak berupa fakta.

Golongan surat informatif adalah sebagai berikut:

JENIS SURAT

TUJUAN

Pemberitahuan

Memberi informasi hal yang perlu diberitahukan.

Perkenalan

Memberi informasi tentang perusahaan, produk, atau programnya.

Laporan

Memberi informasi mengenai hal yang telah dilakukan atau hasil yang diperoleh.

Referensi

Memberi informasi mengenai kompetensi dan perilaku kerja seseorang.

Surat persuasif yang bertujuan menyampaikan keinginan penulis terhadap penerima surat. Yang termasuk surat persuasif adalah:

JENIS SURAT

TUJUAN

Penawaran

Penerima surat bersedia membeli barang yang ditawarkan.

Permintaan

Penerima surat bersedia memenuhi permintaan yang diajukan penulis.

Keluhan

Penerima surat bersedia memperbaiki kesalahan sesuai keluhan yang diajukan.

Penagihan

Penerima surat bersedia membayar utangnya.

Perintah

Penerima surat bersedia melakukan tindakan sesuai perintah dalam surat.

Comments»

1. intansafitria - July 16, 2009

mudah2n yang membacanya bisa tambah ngerti yah,,,apa yang di jelasin sama miss chusy…

zie,,visit my blog…

2. aliya - November 1, 2009

thx,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
atz,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
infox…………………………………………………………..

3. Mega - August 16, 2010

Dear Mba Aliya,

Thx infonya, ya… Btw, punya korespondesi emai untuk membalas email pelanggan tidak? saya kerja di call center kartu seluler dan menangani layanan Email pelanggan. Terimakasih, ya…

4. Mega - August 16, 2010

a

5. rachmadtwome - June 5, 2011

Artikelnya sama dengan yang diajarkan mis chussy..


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: